Top

SharePoint Records Management en Compliance

SharePoint biedt out-of-the-box verschillende mogelijkheden voor archivering

Records management is een echt vak! Absoluut niet iets wat je achteraf erbij doet. Maak bij de inrichting van SharePoint het records management meteen een onderdeel van uw implementatie. Gebruik daarbij ook de standaard componenten van SharePoint.

Maar voor een complete oplossing voor zaakgericht archiveren en digitaal duurzaam archiefbeheer heeft u meer nodig:

  • Capture: voor het verzamelen en innemen van documenten van buiten het systeem (scans, bestanden, e-mailberichten, bijlagen) in SharePoint
  • Workflow: voor het automatisch triggeren, converteren, authenticeren en verplaatsen van documenten
  • Conversie: voor het omzetten van documenten en data naar een digitaal duurzaam formaat, zoals PDF/A en XML
  • Authenticatie: voor het kunnen aantonen dat de vorm, structuur en inhoud van een bestand authentiek en ongewijzigd is

Capture

Sphereon biedt geavanceerde functionaliteit voor het verzamelen en verwerken van externe documenten, email en data. We maken daarbij o.a. gebruik van standaard Enterprise Integration Patterns (EIP).

  • Documenten worden via scanning of via de EIP functies geïmporteerd en via standaard SharePoint web services ingecheked aan SharePoint.
  • Email wordt ingelezen via een standaard IMAP/MAPI koppeling. Daarbij wordt de email in zijn geheel opgeslagen (.msg) én als individuele onderdelen zodat deze verwerkt en als meta data gebruikt kunnen worden.

 

Workflow

Alle Sphereon functies kunnen eenvoudig vanuit MS SharePoint workflows worden aangeroepen. Hiervoor is een standaard integratie beschikbaar die gebruikt maakt van onze SDKs.
Deze integratie kan ook in combinatie van Nintex en K2 gebruikt worden.

Digitale Duurzaamheid door conversie naar PDF/A en XML

Het is een bekend gegeven dat software zich snel ontwikkelt. Bestandsformaten veranderen en software wordt regelmatig ‘obsolete’ verklaard en verdwijnt.

Maar vanuit wet- en regelgeving, en het algemene historische belang, moeten we en willen we ook in de toekomst bestanden kunnen lezen.

Een belangrijke stap is het converteren van bestanden naar een ISO standaard formaat. Bijvoorbeeld naar PDF/A voor documenten en XML voor databestanden.

Dankzij de ISO standaard zal dit formaat ook in de toekomst vastliggen en gelezen kunnen worden.

PDF/A (portable document format/archiving)

PDF/A is ontwikkeld voor langetermijnbewaring van elektronische documenten en gestandaardiseerd in de internationale norm ISO 19005, getiteld ‘Document Management – Electronic document file format for long-term preservation’.

Veel overheidsorganen die hun digitale archiefbescheiden op een verantwoorde manier willen archiveren baseren zich hierbij op artikel 26 van de Archiefregeling. In dit artikel staat dat permanent te bewaren digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging naar een archiefbewaarplaats (zoals het Nationaal Archief of een gemeentearchief), moeten worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd.
In de Toelichting van de Archiefregeling wordt PDF/A genoemd als een voorbeeld van zo’n bestandsformaat.

Organisaties hanteren tegenwoordig de stelregel dat deze archiefbescheiden zo snel mogelijk — liefst direct bij de ontvangst of bij het ontstaan — moeten worden geconverteerd naar PDF/A.

De meest complete PDF/A conversie

De Sphereon PDF/A service kan heel veel verschillende bestandsformaten converteren naar een standaard ISO-formaat PDF/A bestand:

  • Microsoft Office documenten (.docx, .xlsx, pptx, en .doc, xls, ppt)
  • PDF documenten (.pdf)
  • Email berichten (.msg, .pst, .mbox, .eml, .emlx)
  • AutoCAD tekeningen (.dwg)
  • Tekst bestanden (.txt, .rtf, .csv, .html, .xml)
  • Images en foto’s (.tiff, .jpg, .png)

Het waarmerken van documenten en bestanden

Digitale informatie is vluchtig en kan eenvoudig gewijzigd worden, zonder dat dit duidelijk is voor de lezer/ontvanger! In dat geval is de informatie niet langer authentiek, integer en betrouwbaar. De gevolgen kunnen verstrekkend zijn: verlies van vertrouwen en verkeerde beslissingen die genomen worden op basis van gemanipuleerde documenten.

Met behulp van authenticatie kunt u aantonen dat uw documenten en bestanden authentiek, integer en betrouwbaar zijn.

 

Digitale handtekening

Met Sphereon zorgt u voor authenticiteit door het waarmerken van documenten en bestanden met behulp van een digitale handtekening. Met behulp van een Public en Private Key met een digitaal certificaat van een certificeringsinstantie dat is vastgelegd in een Hardware Signing Module (HSM).

Authenticatie met Blockchain

De ‘traditionele’ digitale handtekening op basis van een digitaal certificaat kent een aantal nadelen: de kosten en tijd die gemoeid zijn met het gebruik, beheer met het vernieuwen van de certificaten, de kosten van de secure Hardware Signing Module (HSM), maken het tot een bewerkelijke en prijzige optie. Authenticatie met behulp van Blockchain technologie biedt daarvoor heel erg goed alternatief.

Blockchain, een relatief nieuwe technologie, heeft bewezen niet te hacken te zijn en is uitermate goed geschikt om allerlei soorten documenten veilig te certificeren en authenticiteit te garanderen. En tegen alleszins redelijke kosten.

Certificeren met eWaarmerk© werkt op basis van Blockchain. Als eerste wordt er een unieke elektronische vingerafdruk gemaakt van een digitaal object, een zogenaamde ‘hash’. Dat kan van een PDF document zijn, maar ook van ieder ander type digitaal bestand.
Deze elektronische vingerafdruk wordt op een openbare blockchain gezet. Geen zorgen, niet het document zelf, maar alleen de elektronische vingerafdruk. Daarmee is het ook 100% veilig, want de vingerafdruk kan op geen enkele wijze terug gebracht worden naar enige informatie in of over het document.

Om een document (of ander digitaal bestand) te verifiëren, biedt het eWaarmerk© een link en een eenvoudige functie voor verificatie. Daarbij wordt voor het document opnieuw de elektronische vingerafdruk berekend en gecontroleerd op de Blockchain. Wanneer de vingerafdruk hetzelfde is, is het document onveranderd en authentiek. Je ontvangt dan ook een positieve bevestiging, met de datum en tijd waarop de oorspronkelijke registratie plaatsvond.
Wanneer er ook maar één teken aangepast is, is de vingerafdruk anders en ontvang je een waarschuwing dat het document niet meer authentiek is.

eWaarmerk© met Blockchain garandeert u de authenticiteit van een document en wanneer het document gecertificeerd is.