Top

Conversie naar PDF/A

Digitale Duurzaamheid door conversie naar PDF/A en XML

Het is een bekend gegeven dat software zich snel ontwikkelt. Bestandsformaten veranderen en software wordt regelmatig ‘obsolete’ verklaard en verdwijnt.

Maar vanuit wet- en regelgeving, en het algemene historische belang, moeten we en willen we ook in de toekomst bestanden kunnen lezen.

Een belangrijke stap is het converteren van bestanden naar een ISO standaard formaat. Bijvoorbeeld naar PDF/A voor documenten en XML voor databestanden.

Dankzij de ISO standaard zal dit formaat ook in de toekomst vastliggen en gelezen kunnen worden.

PDF/A (portable document format/archiving)

PDF/A is ontwikkeld voor langetermijnbewaring van elektronische documenten en gestandaardiseerd in de internationale norm ISO 19005, getiteld ‘Document Management – Electronic document file format for long-term preservation’.

Veel overheidsorganen die hun digitale archiefbescheiden op een verantwoorde manier willen archiveren baseren zich hierbij op artikel 26 van de Archiefregeling. In dit artikel staat dat permanent te bewaren digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging naar een archiefbewaarplaats (zoals het Nationaal Archief of een gemeentearchief), moeten worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd.
In de Toelichting van de Archiefregeling wordt PDF/A genoemd als een voorbeeld van zo’n bestandsformaat.

Organisaties hanteren tegenwoordig de stelregel dat deze archiefbescheiden zo snel mogelijk — liefst direct bij de ontvangst of bij het ontstaan — moeten worden geconverteerd naar PDF/A.

PDF/A conversie

De Sphereon PDF/A service kan veel verschillende bestandsformaten converteren naar een standaard ISO-formaat PDF/A bestand:

  • Microsoft Office documenten (.docx, .xlsx, pptx, en .doc, xls, ppt)
  • PDF documenten (.pdf)
  • Email berichten (.msg, .pst, .mbox, .eml, .emlx)
  • AutoCAD tekeningen (.dwg)
  • Tekst bestanden (.txt, .rtf, .csv, .html, .xml)
  • Images en foto’s (.tiff, .jpg, .png)

Al vanaf € 1.200,00 per jaar.

Alleen het omzetten naar PDF/A of XML is niet genoeg.

Bij alleen het omzetten naar PDF/A kan makkelijk inhoudelijke informatie verloren gaan. Denk aan de formules, macro’s en scripts in Microsoft Excel. Ook de structuur en vorm komt vaak niet helemaal overeen met het origineel.

En ook dient u aan kunnen tonen dat de informatie authentiek, integer en betrouwbaar is.

Dat gaat niet lukken met alleen de conversie naar PDF/A of XML.

PDF/A manipulatie

U kent het wel, de blauwe balk boven in een PDF met de melding “Dit bestand voldoet aan de PDF/A-standaard en is geopend als alleen-lezen om wijzigingen te voorkomen.”.

Veilig? Alleen-lezen? Nee, absoluut niet! Het zet mensen op het verkeerde been. Zo’n PDF/A bestand is eenvoudig te wijzigen en manipuleren. Geen hacking-tools nodig, gewoon in standaard Adobe Acrobat. Gewoon PDF Bewerken inschakelen, het document aanpassen en weer Bewaren als een PDF/A.

Met eWaarmerk worden documenten
digitaal gewaarmerkt op basis van
blockchain technologie.

Certificatie en authenticatie van de inhoud en het verband

U zult daarom meer moeten doen. Alleen converteren is niet voldoende. Ten eerste zult u moeten kunnen aantonen dat een origineel het origineel is. Ten tweede dat het origineel behoort bij de kopie en dat het 1-op-1 is overgezet.

Dit doet u door zowel de originele documenten en databestanden als de resulterende PDF/A of XML bij de conversie digitaal te waarmerken. Vervolgens doet u ook beiden — gezamenlijk — digitaal te waarmerken.

Het zo combineren van het originele document met de geconverteerde PDF in één registratie, geeft in de toekomst een bewijs dat het pdf-bestand en het originele document een paar zijn.

Bij workflow- en zaaksystemen kunt u zo ook het hele dossier als een geheel digitaal waarmerken, inclusief de audit-trail van de betreffende zaak.

 

Sphereon PDF/A conversie en certificatie

Met de Sphereon PDF/A conversie en certificatie service  kunt u zorgen dat uw documenten en data digitaal duurzaam worden gearchiveerd: authentiek, integer en betrouwbaar  en dat de vorm, inhoud en structuur van het origineel worden gewaarborgd.