Top

PDF/A conversie alleen is niet goed genoeg

PDF/A conversie alleen is niet goed genoeg

Digitale informatie is vluchtig. Vanuit de (archief)wet- en regelgeving – en het gezonde verstand – vereisen dat documenten en data gedurende bepaalde bewaartermijnen worden bewaard en raadpleegbaar blijven. Denk bijvoorbeeld aan de Woo/Wob/DSO.

En raadpleegbaar alleen is ook niet voldoende. U moet kunnen aantonen dat de digitale informatie authentiek, integer en betrouwbaar is en dat bij conversie vorm, inhoud en structuur gelijk zijn aan het origineel.

Snelle veranderingen in technologie betekenen dat, zelfs binnen een paar jaar, de bestandsindelingen verouderd zijn en problemen voor uw administratie en naleving van de wet- en regelgeving veroorzaken.

 

Digitale duurzaamheid

Daarom moeten digitale documenten en gegevens zo worden bewaard dat ze niet alleen kunnen worden gelezen, maar ook dat de opmaak en inhoud behouden blijven. Ze moeten Digitaal Duurzaam zijn.

In veel gevallen bieden nieuwere versies van een programma ondersteuning voor oudere versies, maar wanneer een organisatie overstappen naar een andere leverancier, is dit zeker niet altijd het geval.

De meest geschikt voor het behoud van documenten, is om ze om te zetten in het Portable Document Format (PDF). Om preciezer te zijn, de speciale archiefversie, PDF/A.

 

PDF/A en XML

PDF/A, is sinds 2005 een ISO-norm. Er zijn inmiddels meerdere versies (1, 2 en 3), maar de ISO-normering waarborgt dat deze verschillende bestandsindelingen leesbaar blijven.

Het omzetten van documenten naar een ISO-standaard PDF/A bestandsindeling is een belangrijk onderdeel van het digitaal duurzaam maken van documenten. Dit voorkomt het verlies van informatie dat veroorzaakt wordt door het verouderen of uit gebruik nemen van de oorspronkelijke software.

Voor langdurig behoud en raadpleegbaarheid van databestanden is de beste keuze het omzetten naar XML  (eXtensible Markup Language).

Maar is dat genoeg?

 

Alleen het omzetten naar PDF/A of XML is niet genoeg.

Bij alleen het omzetten naar PDF/A kan makkelijk inhoudelijke informatie verloren gaan. Denk aan de formules, macro’s en scripts in Microsoft Excel. Ook de structuur en vorm komt vaak niet helemaal overeen met het origineel.

En ook dient u aan kunnen tonen dat de informatie authentiek, integer en betrouwbaar is.

Dat gaat niet lukken met alleen de conversie naar PDF/A of XML.

 

PDF/A manipulatie

U kent het wel, de blauwe balk boven in een PDF met de melding “Dit bestand voldoet aan de PDF/A-standaard en is geopend als alleen-lezen om wijzigingen te voorkomen.”.

Veilig? Alleen-lezen? Nee, absoluut niet! Het zet mensen op het verkeerde been. Zo’n PDF/A bestand is eenvoudig te wijzigen en manipuleren. Geen hacking-tools nodig, gewoon in standaard Adobe Acrobat. Gewoon PDF Bewerken inschakelen, het document aanpassen en weer Bewaren als een PDF/A.

 

 

Certificatie en authenticatie van de inhoud en het verband

U zult daarom meer moeten doen. Alleen converteren is niet voldoende. Ten eerste zult u moeten kunnen aantonen dat een origineel het origineel is. Ten tweede dat het origineel behoort bij de kopie en dat het 1-op-1 is overgezet.

Dit doet u door zowel de originele documenten en databestanden als de resulterende PDF/A of XML bij de conversie digitaal te waarmerken. Vervolgens doet u ook beiden, gezamenlijk, digitaal te waarmerken.

Het zo combineren van het originele document met de geconverteerde PDF in één registratie, geeft in de toekomst een bewijs dat het pdf-bestand en het originele document een paar zijn.

Bij workflow- en zaaksystemen kunt u zo ook het hele dossier als een geheel digitaal waarmerken, inclusief de audit-trail van de betreffende zaak.

 

Sphereon PDF/A conversie en certificatie

Met de Sphereon PDF/A conversie en certificatie service  kunt u zorgen dat uw documenten en data digitaal duurzaam worden gearchiveerd: authentiek, integer en betrouwbaar  en dat de vorm, inhoud en structuur van het origineel worden gewaarborgd.

Conversie naar PDF/A

 

Share
No Comments

Post a Comment